La principal función de un proceso de onboarding es garantizar una correcta integración y adaptación de un nuevo colaborador, a los procesos y valores de la empresa, haciéndolo sentir cómodo desde el primer día, ofreciéndole las herramientas necesarias para desarrollar su puesto de trabajo.
Debido al contexto actual provocado por el coronavirus, este proceso ha tenido que modificarse, obligando a las empresas a realizarlo de forma virtual.
Te invitamos a leer la siguiente entrevista realizada a Liliana Gutiérrez, Gerente Sr. de Clientes AAA en Randstad México, para que conozcas las claves y estrategias que deben implementar los departamentos de RRHH para lograr una correcta incorporación de los nuevos empleados, en tiempos de crisis y de forma remota.
1. ¿Por qué es importante el proceso de onboarding en tiempos de crisis?
En estos tiempos de crisis es un gran desafío para las empresas, así como para el equipo destinado al seguimiento del programa de onboarding, llevarlo como habitualmente se realizaba, sin embargo, es de suma importancia continuar con la dinámica de estos programas, considerando que en ocasiones, ciertas circunstancias nos obligan a la activación de nuestra creatividad, apertura y flexibilidad de nuevas formas de trabajo.
Con ello, la focalización del onboarding, tendrá gran relevancia en la percepción del nuevo colaborador impactando directamente el tiempo en el que visualizará su estancia dentro de la organización.
2. ¿Qué contenidos deben abordarse durante este proceso?
Primordialmente el contenido del programa, es necesario transmitir una bienvenida cálida y cercana, haciendo énfasis en dar a conocer desde el primer día, la relevancia de su incorporación a la empresa, por su experiencia, conocimiento y valores; entre muchas cosas más.
Dentro del contenido es importante considerar los siguientes puntos:
- Inducción: explicar a detalle, historia, cultura, políticas y valores de la empresa. Compartir actividades y buenas prácticas que se realizan en la misma. (Se deberá explicar de forma detallada las actividades de la compañía.)
- Desarrollo: establecer fecha de inicio y fin del programa de onboarding, explicación del objetivo del mismo. Posteriormente, gestión de la entrega de herramientas con las que contará para el desarrollo de sus actividades y por último, una presentación del equipo de trabajo. (Podemos apoyarnos de un organigrama.)
- Acompañamiento: explicar las diferentes herramientas que se considerarán para realizar el acompañamiento de manera remota, así como las diferentes dinámicas que se tienen como parte de integración de equipo y revisión de entregables, es recomendable establecer fechas definidas para retroalimentar el avance, aclarar preguntas y monitorear la estancia del nuevo colaborador.
- Plan de contingencia: uno de los puntos más relevantes en esta época, es proporcionar el plan de contingencia con el que cuenta la empresa, ante situaciones de crisis, las acciones que se están considerando y cuál es la postura ante esta situación.
3. ¿Qué herramientas o soluciones tecnológicas se pueden utilizar para realizar un onboarding digital?
Afortunadamente en la época en la que vivimos, tenemos diversas opciones con las que podemos apoyarnos para continuar con el proceso de onboarding. Antes de iniciar, debemos preguntar al nuevo colaborador, si está familiarizado con las herramientas que utilizamos en la empresa como parte de la comunicación que tendremos diariamente, de no ser así, sería un punto adicional al onboarding digital, ya que seguramente habría que preparar algunas guías rápidas e incluso apoyo y sesiones previas con prácticas para que se familiarice con ellas.
Algunos ejemplos que podemos utilizar para un onboarding digital son:
- Videoconferencias
- Integración en grupos (WhatsApp, chats u otros canales de Comunicación Interna)
- Presentaciones en línea
- Videos corporativos
- Videos de compañeros directos y otras áreas
- Envío de material con ligas establecidas
- Recorridos virtuales de oficina
- Testimonios de compañeros
- Almuerzos virtuales
- Integración a dinámicas de grupo
- Asignación de un “Mentor” (compañero) que apoye en preguntas y transmisión de cultura
4. ¿Qué beneficios tiene un proceso de onboarding digital?
Hoy dentro de la crisis que estamos viviendo, es destacable el vuelco que las empresas han tenido que dar de forma inmediata, connotado acciones, en donde las mismas, se han convertido en beneficios y un ejemplo claro es el onboarding, el cual siendo un programa individual, sensible y llevado de la mano con su respectivo “mentor”, hoy podemos ser testigos de que se han encontrado otras formas de transmitir, a pesar de la distancia, un programa de gran relevancia como lo es el onboarding en la modalidad digital, convirtiendo estos procesos habituales en procesos únicos, con el desafío de no dejar a un lado el sentido humano. En donde los nuevos colaboradores comenzarán a generar sentido de pertenencia, pasión por sus actividades, felicidad en su nuevo rol, y en consecuencia, podremos hablar también de productividad y fidelización.
Liliana Gutiérrez es Licenciada en Administración de Empresas, egresada de la Universidad Tecnológica de México, cuenta con una Certificación Internacional en Coaching de Negocios, estudios a nivel Maestría en Administración de la Capacitación del Capital Humano, profesora titular de diversas materias en Administración a nivel medio superior. En lo profesional, cuenta con más de 20 años de experiencia desarrollando e implementando estrategias de Recursos Humanos en empresas trasnacionales y nacionales.